Voortgangsgesprekken: de olie in de machine van een assurantiekantoor

Updated: May 18

Hoe zit dat bij jou? Hoe vaak spreek jij met jouw medewerkers? Of andersom: wanneer neem jij het initiatief tot een gesprek met je werkgever?


Het valt me op dat er op veel assurantiekantoren weinig aandacht is voor het voeren van voortgangsgesprekken. En dat zelfs beoordelingsgesprekken als een ‘moetje’ worden ervaren. Veel werkgevers zien dit als een lastige onderbreking van de dagelijkse werkzaamheden. Terwijl een goed voortgangsgesprek kan zorgen voor meer resultaten en motivatie. En voorkomt dat de dagelijkse praktijk in een dagelijkse sleur - zonder grip op zaken - verandert.


Teleurstellende snel-snel beoordeling

Midden januari spreek ik met Ferry. Ferry zit op de binnendienst van een assurantiekantoor. Ik vraag hem: ‘Hoe is je gevoel over het afgelopen jaar?’ Hij antwoordt dat hij afgelopen jaar hard heeft gewerkt en dat hij zijn portefeuille flink heeft weten uit te bouwen. Zowel in klantwaarde als met een aantal nieuwe klanten. Hij uit zijn onvrede en geeft aan dat zijn werkgever dit niet heeft gezien. Hij heeft afgelopen week een teleurstellende snel-snel beoordeling gehad zonder duidelijke doelstellingen voor het nieuwe jaar. Hij voelt zich niet gezien en gewaardeerd en geeft aan op zoek te gaan naar een nieuwe baan.


Dit is niet voor het eerst en niet voor het laatst dat ik een soortgelijk verhaal hoor. Ferry en zijn werkgever hebben beide verzuimd om met elkaar in gesprek te gaan. En hebben daar (straks) allebei last van. Deze situatie had voorkomen kunnen worden door een periodiek voortgangsgesprek.






Hoe voer je een goed voortgangsgesprek?

Een voortgangsgesprek heeft een vaste structuur, bestaande uit vier punten:

1. Erkenning

2. Verwachtingen

3. Afstand tot verwachtingen

4. Hulp in afstand overbruggen


Om te beginnen: aandacht maakt alles mooier. Een voortgangsgesprek vangt altijd aan met persoonlijke aandacht. En daarmee erkenning voor de persoon achter de functie van adviseur/ schadebehandelaar of administratief medewerker. Zijn er zaken die belemmerend werken? Heeft iemand het naar zijn zin? Wat doet iemand buiten kantoortijden? Aandacht is de olie in de machine van een assurantiekantoor. Als hier te weinig van is, loopt deze vast.


Na de relatie volgt de inhoud. Hier is geen uitgebreid functieprofiel voor nodig. Een set heldere verwachtingen, op het gebied van gedrag en resultaten volstaat. Deze verschillen per medewerker en per functie. En vormen de start- en finishlijn voor het functioneren van een medewerker in een jaar.


In maandelijkse gesprekken nemen werkgever en medewerker vervolgens de behaalde resultaten, afgezet tegen de verwachtingen, door. De eventuele afstand hiertussen vraagt om hulp en verantwoordelijkheid. Voorbeeldvragen zijn: hoe ga jij de afstand dichten? En wat heb je daarvoor nodig? Met als doel: er samen voor zorgen dat een medewerker aan de voor hem geldende verwachtingen voldoet.


En wat is dan de grootste uitkomst? Géén negatieve verrassingen meer. Geen teleurstellend beoordelingsgesprek dat uit de lucht komt vallen. En geen opzegging die aankomt als donderslag bij heldere hemel.


Dus: ga regelmatig met elkaar in gesprek en voorkom zo verrassingen!


Dat lukt me niet zonder hulp

Wil je ook vaker in gesprek met je medewerkers, maar is er een drempel?

Ik help je graag groeien!

Ben je benieuwd naar wat ik voor jou kan betekenen of geïnteresseerd in een samenwerking?

Contact me via welkom@marijereniers.nl of 06 41 07 62 10.


Graag tot snel,

Marije Reniers



PS: Ik deel elke laatste woensdag van de maand tips over het groeien in identiteit, klantvaardigheden en resultaten voor het assurantiekantoor. Wil je die ontvangen? Schrijf je nu in via deze link.

  • White LinkedIn Icon